办公室员工需要采取什么措施来确保办公室安全?

5 Apr

办公室员工需要采取什么措施来确保办公室安全?

办公室安全为什么重要?

办公室安全重要的原应是因为安全威胁,尤其是盗窃和贪污,都会发生在小型企业。

什么是贪污

贪污发生在当公司资产被员工挪用,而该资产是由该员工所委托管理时。简言之,这是员工从其公司偷取资产的行为。

员工应注意的贪污预警信号是什么?

  • 整体销货退回的增加可能意味着该公司的应收账款款项已被掩盖。
  • 如果公司内部有着异常坏账,这可能意味着公司里发生了员工舞弊的情况。另外,如果现金或信用卡销售从前期略有下降或提高,这可能意味着公司的一些销售没有被记录。
  • 由公司收取的空头支票意味着在未经许可的情况下,资金正在被从企业的银行账户中取出。
  • 库存短缺可能意味着公司内部发生了员工偷窃行为。
  • 利润下降并且公司产生的费用增加,这可能意味着现金被非法地从公司的账户中提取出来。
  • 企业应收账款的缓慢收款可被员工用来隐藏贪污。

防止员工贪污的措施:

为防止不诚实行为发生在办公室里,中小型企业里的员工监控企业里可能发生可能性贪污的方面很重要。这些方面可能包括以下几个:

  • 库存控制
  • 数据处理
  • 购买
  • 接收
  • 记账
  • 现金支出

在确定了这些方面后,公司应该划分其员工之间的财务责任和职能,以便没有任何一个员工掌管着商业交易的所有方面。此外,公司还可以采取以下措施以确保商业交易的安全:

  • 所有支票要由两名可靠的员工会签。
  • 确保负责接收公司支票和现金的员工与记录公司现金流入的员工不是同一个人。
  • 对公司工资簿进行检查以确保工资上没有大幅增加或者减少,而这种增加或减少可能意味着贪污的发生。
  • 确保负责订购公司货物和用品的员工与支付这些货物/用品的员工不是同一个人。
  • 有权注销坏账的员工不应与发出赊销和信用贷款的员工是同一个人。

盘点和外部审计。

仅仅划分财务责任和职能是不够的。要完全防止贪污,至少每年列出一份公司货物清单。除此之外,需由注册会计师进行公司账目和现金流量的外部审计。

防止办公室盗窃的措施:

为确保不发生办公室盗窃的情况,办公室钥匙的掌管是一项很重要的措施。为防止钥匙落入不当之人手中,中小型企业可采取以下措施:

  • 确保尽可能少量的将钥匙发放到员工手中。
  • 应定期列出钥匙清单。
  • 公司钥匙上应写有“不可私配”。
  • 把配制钥匙的权利限制给几名员工。
  • 确保公司控制着办公室安全结构的钥匙,包括门、办公桌锁、柜锁以及电脑硬盘锁。

 

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